{"id":1,"date":"2023-03-07T19:54:16","date_gmt":"2023-03-07T19:54:16","guid":{"rendered":"http:\/\/filemanager.mx\/?p=1"},"modified":"2024-01-17T23:07:50","modified_gmt":"2024-01-17T23:07:50","slug":"8-consejos-gestion-empresarial","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/filemanager.mx\/index.php\/2023\/03\/07\/8-consejos-gestion-empresarial\/","title":{"rendered":"8 consejos para mejorar la gesti\u00f3n documental en las empresas"},"content":{"rendered":"
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Todo aquel que sea responsable del Sistema de Gesti\u00f3n de su empresa, es consciente de la gran cantidad de documentaci\u00f3n que se genera<\/strong>, del tiempo empleado en su tratamiento y lo tedioso del an\u00e1lisis de los datos o la informaci\u00f3n que contienen. Es decir, la\u00a0Gesti\u00f3n Documental\u00a0forma parte del d\u00eda a d\u00eda.<\/span><\/p>\n

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Tambi\u00e9n ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que est\u00e1n obsoletos, sin saber si han sido revisados y\/o actualizados, o qui\u00e9n ha sido el responsable de hacerlo. Es decir,\u00a0cuando se afronta la gesti\u00f3n documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la informaci\u00f3n que se maneja es m\u00e1s que evidente<\/strong>.<\/p>\n

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La gesti\u00f3n documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias que, en muchas ocasiones, son graves<\/strong>. Como, por ejemplo, la p\u00e9rdida de dinero por sanciones al no cumplir un plazo o no disponer del documento requerido.<\/p>\n

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Las organizaciones\u00a0<\/strong>en las que se da este tipo de situaciones,\u00a0optan por soluciones que permitan una gesti\u00f3n m\u00e1s eficiente<\/strong>,\u00a0sin necesidad de utilizar\u00a0<\/strong>papel y que agilice y automatice sus procesos.<\/p>\n

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Implementar soluciones que permitan que la gesti\u00f3n documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es dif\u00edcil, pues existen una serie de claves que pueden ayudarte.<\/p>\n

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CONSEJOS PARA MEJORAR LA GESTI\u00d3N DOCUMENTAL<\/strong><\/p>\n

A continuaci\u00f3n, le presentamos\u00a08 consejos para mejorar la gesti\u00f3n documental<\/strong>:<\/p>\n

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1. Digitalizar documentos en papel<\/strong><\/p>\n

El primer paso hacia la mejora de la gesti\u00f3n documental, pasa por la digitalizaci\u00f3n de toda la documentaci\u00f3n que tenemos en papel.<\/p>\n

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Transformar la informaci\u00f3n en papel a formato electr\u00f3nico<\/strong>, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la informaci\u00f3n electr\u00f3nica es f\u00e1cilmente recuperable y m\u00e1s r\u00e1pida de buscar y\/o administrar.<\/p>\n

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2. Centralizar el contenido corporativo<\/strong><\/p>\n

Es preferible\u00a0establecer un repositorio donde centralizar toda la documentaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n<\/strong>. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gesti\u00f3n documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso r\u00e1pido a la informaci\u00f3n, mejora el proceso de toma de decisiones.<\/p>\n

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3. Clasificar los documentos<\/strong><\/p>\n

Categorizar la documentaci\u00f3n generada por el sistema hace que la b\u00fasqueda sea a\u00fan m\u00e1s eficiente<\/strong>, ya que las organizaciones producen gran variedad de documentos. Al identificar los procesos clave de la empresa, comprenderemos su estructura, lo que nos dar\u00e1 una base para realizar esta clasificaci\u00f3n.<\/p>\n

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4. Hacer buen uso de los Metadatos<\/strong><\/p>\n

Los metadatos son un buen recurso para estructurar la informaci\u00f3n y optimizar la gesti\u00f3n documental<\/strong>. Los metadatos describen el contenido de los archivos o la informaci\u00f3n de los datos lo que, unido a una buena categorizaci\u00f3n, agiliza enormemente la localizaci\u00f3n de documentos. Obviamente,\u00a0la definici\u00f3n de los metadatos debe ser hecha en funci\u00f3n del contexto de los documentos<\/strong>.<\/p>\n

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5. Optimizar el tiempo con Modelos de documento<\/strong><\/p>\n

Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboraci\u00f3n. Ello supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

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6. Establecer autorizaciones de acceso<\/strong><\/p>\n

Llegados a este punto, lo l\u00f3gico es asignar un control para que la gesti\u00f3n documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son s\u00f3lo para consulta, o que s\u00f3lo pueden ser editados por los responsables correspondientes.<\/p>\n

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Asignar controles de acceso, asegura en gran medida la seguridad de la gesti\u00f3n documental<\/strong>, evitando la p\u00e9rdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.<\/p>\n

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7. Incentivar la colaboraci\u00f3n<\/strong><\/p>\n

Mediante herramientas de gesti\u00f3n, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboraci\u00f3n o modificaci\u00f3n de un mismo documento<\/strong>. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gesti\u00f3n documental, evitando duplicidades, retrasos o delegaci\u00f3n de responsabilidades.<\/p>\n

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8. Administrar las versiones de documentos<\/strong><\/p>\n

Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos,\u00a0es posible realizarlo a trav\u00e9s de soluciones inform\u00e1ticas que te notifican\u00a0<\/strong>sobre estas cuestiones, manteniendo adem\u00e1s, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.<\/p>\n

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De esta manera, es m\u00e1s sencillo el cumplimiento legal y\/o de los requerimientos del sistema de gesti\u00f3n, evitando la falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.<\/p>\n

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Fuente:\u00a0https:\/\/goo.gl\/UGDPSn<\/p>\n

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