La digitalización es el proceso de captura de documentos en papel u otro soporte físico en imágenes digitales y su posterior clasificación para una consulta rápida y precisa.
La digitalización de documentos ayuda a prevenir pérdidas documentales y a recuperarse fácilmente de una situación conflictiva. Al tener los registros vitales respaldados y en formato digital, los originales quedan completamente resguardados.
En File Manager contamos con el equipamiento necesario para procesar cada tipo de documento sin dañarlo, generando una copia fiel y clara. Utilizamos un software especializado de Indexación, captura de datos y clasificación de la documentación utilizando las tecnologías de reconocimiento de texto, código de barras, reconocimiento de marcas, etc. y gracias a nuestro sistema de gestión garantizamos que siempre puedas encontrar tu documentación sin inconvenientes.
¿Cómo saber qué es lo que más le conviene a mi empresa para la administración documental?
Nuestros asesores analizan las necesidades y especificaciones de cada cliente para establecer parámetros y diseñar una solución personal y lograr, de la mejor manera posible, implementar un sistema que logre optimizar los recursos de cada empresa.
Otra ventaja de la digitalización es la mejor conservación del documento, ya que los documentos originales, después de la digitalización, no necesitan ser manipulados. Además el documento digital asegura confiabilidad y seguridad, ya que en caso de una eventual perdida, siempre se contara con una copia de respaldo de los mismos.
En cuanto al acceso a la información; ¿Cuánto se tarda en buscar un documento: Solicitarlo al área correspondiente, rastrearlo, encontrarlo y si necesita mandarlo a otro lugar, escanearlo? Al tener sus documentos digitalizados, sólo se necesita hacer un clic ya que el acceso al documento digital es casi instantáneo, y se pueden almacenar ya sea localmente, en un servidor de la empresa o en la nube para poder consultarse on-line.
Y que tal el ahorro de espacio físico, la digitalización permite liberar superficies antes destinadas a guardar grandes cantidades de papel, y que decir del archivo muerto, espacio desperdiciado.
Aunado a esto existe el ahorro económico ya que al conservar una copia digital del archivo se disminuye la cantidad de impresiones y fotocopias. De esta manera, además, se toma una medida que colabora con la conservación del medio ambiente.
El control de calidad durante el proceso de captura y digitalización de las imágenes, asegura una imagen de alta definición y además, en algunos casos, se puede mejorar la calidad de aquellas imágenes que no se distingan muy bien.
Al tener la documentación digital, la información siempre estará mas accesible y mas fácilmente consultada se puede armar todo tipo de presentación de manera más ágil. Los datos están siempre accesibles de manera instantánea.
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