Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las cosas que gestionábamos en papel o documentos impresos ya no son tan necesarias en ese formato. La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en nuestros hábitos y formas de trabajo.
Algunas situaciones muy claras donde vemos estos cambios son, por ejemplo, la compra de entradas de cine o teatro, un billete de avión con la tarjeta de embarque en nuestro móvil o las facturas que recibimos directamente por e-mail en vez de en nuestro buzón.
Este cambio es importante para la gente ya que, el tener los documentos digitalizados o en nuestras aplicaciones móviles, hacen nuestro día a día más sencillo en muchos aspectos.
La digitalización, además, nos permite tener toda nuestra documentación alojada en un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones en nuestras casas o decenas de archivadores en nuestras oficinas.
Si vamos un poco más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la nube para el almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador el cual tiene una capacidad limitada.
Pero, ¿Qué es realmente la digitalización?
La digitalización consiste en la conversión de un documento físico o papel en un archivo en formato digital, ya sea un PDF, JPG o cualquier otro formato, mediante la utilización de dispositivos electrónicos como escáneres.
En la actualidad, cada vez son más los usuarios o incluso empresas que utilizan los teléfonos móviles para hacer fotografías a los documentos y almacenarlos en formato digital, por lo que, en ocasiones, el escáner llega a ser algo prescindible.
Algunas ventajas de la digitalización de documentos
- Ahorro del espacio físico que ocupan.
- Rapidez de acceso a la búsqueda de los archivos, ya sea en tu ordenador o en la nube. Siendo, además, accesibles desde cualquier lugar si utilizas almacenamiento en nube.
- Mayor seguridad, al estar disponibles solo a las personas autorizadas, pudiendo incluso cifrar los archivos.
- Accesibles para su consulta para varios usuarios al mismo tiempo.
- Colaboración con la sostenibilidad del medio ambiente, consumiendo menos papel.
- Se garantiza su conservación, al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo.
- Mayor eficiencia de los empleados al no tener que desplazarse y perder tiempo en la búsqueda de algún documento determinado.
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