¿Digitalización in-house o con un experto? Lo que debes saber antes de decidir

Introducción

La digitalización documental se ha convertido en un paso esencial para empresas que buscan eficiencia, cumplimiento normativo y reducción de papel. Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan una disyuntiva clave: ¿conviene realizar este proceso internamente o es mejor contratar a un proveedor especializado?

En este artículo analizamos las ventajas, desafíos y consideraciones estratégicas de ambas opciones para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu empresa.

1. Digitalización interna: control total, pero con retos

Ventajas:

• Mayor control sobre la información: Los documentos nunca salen de la empresa.
• Adaptación personalizada: Puedes diseñar procesos a la medida de tu operación.
• Costos recurrentes más bajos: Una vez que inviertes en el equipo y capacitación, los gastos pueden ser menores en el largo plazo.

Desventajas:

• Alta inversión inicial: Escáneres profesionales, software de gestión documental y servidores implican costos importantes.
• Curva de aprendizaje: El equipo requiere capacitación técnica constante.
• Riesgo de errores: La falta de experiencia puede llevar a problemas de indexación, formatos no compatibles o fallas en la seguridad.

2. Contratar un especialista: rapidez, experiencia y cumplimiento

Ventajas:

• Eficiencia y velocidad: Empresas especializadas pueden digitalizar miles de documentos en poco tiempo.
• Tecnología de punta: Equipos de escaneo masivo, OCR avanzado y sistemas de resguardo digital robustos.
• Cumplimiento normativo: Los expertos suelen conocer las regulaciones legales y fiscales aplicables.
• Escalabilidad inmediata: Si el volumen crece, no necesitas reestructurar tu equipo interno.

Desventajas:

• Menor control directo: Aunque hay contratos de confidencialidad, los documentos se manejan fuera de tu infraestructura.
• Costo por volumen: El precio puede elevarse si el archivo físico es muy extenso.
• Dependencia de terceros: El éxito del proyecto depende de la experiencia y disponibilidad del proveedor.

3. ¿Cuál es la mejor opción?

Dependerá de:

• El volumen de documentos a digitalizar.
• La frecuencia de digitalización (proyecto puntual vs. flujo constante).
• La sensibilidad de la información.
• El presupuesto disponible.
• La experiencia previa de tu equipo.

En muchas ocasiones, un enfoque híbrido puede ser la mejor alternativa: tercerizar el arranque del proyecto y luego continuar internamente con el mantenimiento.

Conclusión

Tanto la digitalización interna como la externalizada tienen ventajas claras. Lo importante es alinear la estrategia con los objetivos y capacidades de tu empresa. En File Manager, podemos ayudarte a explorar ambas vías, con soluciones flexibles que se adaptan a tu ritmo de transformación digital.