La gestión documental es una parte fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa. Permite una gestión eficiente y segura de la información que se maneja en ella. A continuación, se describen los 7 procesos de la gestión documental en las empresas:

 

  1. Creación: En este proceso se da inicio a la creación de los documentos, bien sea en formato físico o digital. Es importante que en esta etapa se definan las características del documento, como su nombre, tipo, formato, contenido y finalidad.
  2. Captura: En este proceso se recopila y se almacena la información en el formato adecuado. Es necesario tener un control y registro de la información capturada para su posterior utilización.
  3. Almacenamiento: En esta fase se guarda la información en un lugar seguro, ya sea en un archivo físico o en un sistema de gestión documental en línea. Es importante tener en cuenta que la información debe ser fácilmente accesible y protegida adecuadamente.
  4. Recuperación: En esta etapa se accede a la información almacenada para su uso en el día a día de la empresa. La recuperación debe ser rápida y eficiente, lo que implica contar con sistemas y herramientas adecuadas.
  5. Distribución: En este proceso se hace llegar la información a las personas o departamentos pertinentes en la empresa. Es importante tener control sobre quién recibe la información y qué información se comparte.
  6. Conservación: En esta fase se protege la información a largo plazo. Esto implica su preservación en el tiempo, ya sea en formato físico o digital. Es importante establecer medidas de seguridad para prevenir la pérdida, deterioro o manipulación de la información.
  7. Eliminación: En esta última etapa se da de baja a la información que ya no es necesaria o que ha cumplido su ciclo de vida útil. Es importante asegurarse de que la información eliminada no represente un riesgo para la empresa.

 

En conclusión, la gestión documental es un proceso clave en cualquier empresa, ya que permite una gestión eficiente y segura de la información. Es importante contar con sistemas y herramientas adecuados para cada uno de los procesos mencionados y tener un control y registro de la información en todo momento.

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