Riesgos de almacenar el archivo muerto en las instalaciones de la empresa

Guardar el archivo muerto en las propias instalaciones de una empresa conlleva una serie de implicaciones y riesgos que deben ser evaluados cuidadosamente. El archivo muerto se refiere a la documentación que ya no es de uso corriente, pero que debe conservarse por motivos legales, fiscales o históricos. Aunque muchas empresas optan por almacenar estos documentos in situ, esta práctica tiene ventajas y desventajas que pueden impactar de forma significativa la continuidad y seguridad del negocio.

Implicaciones de almacenar archivo muerto en instalaciones propias:

1. Costos de espacio: Almacenar documentos en las propias instalaciones puede ocupar un espacio considerable, lo que podría restar lugar para otras actividades productivas. Dependiendo del volumen, podría requerirse la adecuación de áreas específicas, como bodegas, que incurren en costos adicionales de mantenimiento, ventilación y seguridad.
2. Seguridad física: Los documentos deben estar protegidos contra el acceso no autorizado. La falta de medidas de seguridad adecuadas podría llevar a filtraciones de información confidencial, afectando la privacidad de empleados, clientes o la propiedad intelectual de la empresa.
3. Mantenimiento y gestión: El archivo muerto requiere una gestión adecuada, lo que implica organizar, clasificar y mantener los documentos de forma que puedan ser fácilmente recuperados cuando sea necesario. Esto puede requerir personal especializado o formación adicional para los empleados, aumentando los costos operativos.

Consecuencias de los riesgos potenciales:

1. Desastres naturales: Guardar archivos físicos en instalaciones propias expone a la empresa a riesgos incontrolables como incendios, inundaciones, terremotos u otros desastres naturales. En caso de que ocurra un evento de este tipo, la pérdida de documentos esenciales puede ser irremediable, afectando la capacidad de cumplir con normativas legales y operativas, así como la continuidad del negocio.
2. Plagas: La presencia de roedores, insectos o moho en las instalaciones puede dañar gravemente los documentos almacenados. Las plagas pueden destruir los papeles y, si no se controla a tiempo, la empresa puede perder información importante, lo que conlleva a la necesidad de invertir en medidas preventivas como fumigación y control de humedad.
3. Pérdidas o deterioro: La falta de un control adecuado en la gestión del archivo muerto puede dar lugar a pérdidas accidentales de documentos o su deterioro con el paso del tiempo. Esto es especialmente problemático cuando se necesita cumplir con auditorías, procesos judiciales o requerimientos fiscales en los que la documentación original es esencial.
4. Robo o acceso indebido: Si la seguridad física no es óptima, los documentos almacenados en las instalaciones de la empresa pueden ser vulnerables a robos o acceso no autorizado. Esto podría ocasionar filtraciones de información confidencial, con posibles consecuencias legales y de reputación.

Soluciones recomendadas:

Para mitigar estos riesgos, muchas empresas optan por servicios externos de almacenamiento de archivos, los cuales están diseñados específicamente para la conservación segura y el acceso controlado de la documentación. Otras soluciones incluyen la digitalización de archivos, lo que permite su almacenamiento en la nube o en servidores externos protegidos por medidas avanzadas de seguridad. Estas opciones pueden ser más rentables a largo plazo, ya que reducen los riesgos asociados con el almacenamiento físico en las instalaciones propias.

En resumen, almacenar el archivo muerto en las instalaciones de una empresa implica diversos riesgos, desde el deterioro y pérdida de documentos, hasta daños causados por desastres naturales o plagas. Si no se toman las medidas adecuadas de protección y gestión, las consecuencias pueden ser graves para la continuidad del negocio y el cumplimiento legal.