¿Qué es la Ley General de Archivos en México?

La Ley General de Archivos en México regula la gestión, conservación y disposición de documentos generados por las instituciones del Estado, así como por entidades privadas que manejan información pública o relevante para el interés nacional. En particular, establece lineamientos para la destrucción documental, un proceso que debe realizarse con criterios específicos y bajo supervisión para asegurar la transparencia, legalidad y protección de información.

Principios Generales para la Destrucción Documental

La Ley General de Archivos establece que la destrucción de documentos solo puede llevarse a cabo bajo ciertos criterios y procedimientos definidos en los Lineamientos Generales en Materia de Gestión Documental y Administración de Archivos. Los documentos a destruir deben haber cumplido su ciclo de vida de acuerdo con un Catálogo de Disposición Documental, el cual clasifica y determina el tiempo que cada tipo de documento debe conservarse. Existen tres fases básicas en el ciclo de vida de un documento: la de gestión, la intermedia y la histórica o de conservación permanente. Solo aquellos documentos que no tengan valor administrativo, legal, fiscal, ni histórico pueden ser destruidos una vez finalizada su vigencia.

Procedimiento para la Destrucción de Documentos

La destrucción documental debe realizarse mediante un procedimiento documentado y supervisado para garantizar el cumplimiento de los lineamientos de la ley y evitar la eliminación de información relevante. Se deben considerar los siguientes pasos:

1. Clasificación y Evaluación: Los documentos se clasifican y se evalúan para determinar si cumplen con los requisitos para su eliminación. Esto incluye revisar el valor administrativo, jurídico, fiscal o histórico.
2. Aprobación: La eliminación de documentos debe ser aprobada por un comité o autoridad competente, y el proceso debe estar respaldado por un acta o documento oficial.
3. Método de Destrucción: La Ley General de Archivos no especifica un método único para la destrucción, pero establece que debe ser un proceso seguro que evite la recuperación de información confidencial o sensible.
4. Registro y Evidencia: Es importante que se lleve un registro de los documentos destruidos, el cual deberá ser archivado de manera permanente como constancia del proceso. Este registro incluye detalles como la fecha de destrucción, la descripción de los documentos eliminados, el método utilizado y las personas responsables.

Recomendaciones para Empresas en Materia de Destrucción Documental

Para el sector privado, especialmente empresas que manejan información sensible de clientes, empleados o propiedad intelectual, se recomienda implementar una política de destrucción documental. Estos son algunos pasos clave:

• Desarrollar un Programa de Gestión Documental: Esto incluye definir políticas de retención y eliminación de documentos y asegurar el cumplimiento de normativas legales y sectoriales aplicables.
• Capacitación y Concientización: Invertir en la capacitación de empleados para que comprendan los riesgos de la gestión indebida de documentos y la importancia de seguir las políticas de destrucción documental.
• Uso de Métodos Seguros de Destrucción: Dependiendo de la naturaleza del documento (físico o digital), utilizar métodos como triturado, desintegración o eliminación segura de archivos digitales para evitar su recuperación.
• Contratar Servicios Especializados (si es necesario): Existen empresas especializadas en destrucción de documentos, tanto físicos como digitales, que cumplen con normas de seguridad y proporcionan certificados de destrucción, ofreciendo mayor seguridad y transparencia en el proceso.
• Mantenimiento de Registros: Asegurar que los registros de destrucción se mantengan archivados como respaldo, con detalles del proceso y documentos eliminados.

La Ley General de Archivos en México establece plazos específicos para la conservación y destrucción de documentos, de acuerdo con su valor y función dentro de la institución o empresa. Estos plazos son definidos en el Catálogo de Disposición Documental, que clasifica los documentos en función de su ciclo de vida y valor documental. A continuación, se detallan los plazos generales de conservación y destrucción según los lineamientos de la ley:

Plazos de Conservación Documental

1. Documentos de Gestión (Corto Plazo):
   1. Son documentos de uso inmediato y frecuente, requeridos para el funcionamiento cotidiano de la empresa o institución.
   1. Se recomienda conservarlos durante un periodo que oscila entre 1 y 3 años, dependiendo de la frecuencia de uso y del tipo de información que contienen.
2. Documentos Intermedios (Mediano Plazo):
   1. Este tipo de documentos ya no es de uso frecuente, pero puede ser necesario para consulta administrativa, jurídica o fiscal.
   1. En general, deben conservarse durante un periodo de 3 a 5 años a partir de la fecha de su último uso o de su vigencia administrativa.
3. Documentos Históricos o Permanentes (Largo Plazo):
   1. Son documentos con valor histórico, científico o cultural que deben conservarse permanentemente debido a su relevancia para la memoria institucional o nacional.
   1. Estos documentos no pueden ser destruidos y deben ser transferidos a archivos históricos o de conservación permanente, tanto para su protección como para asegurar su disponibilidad en futuras consultas.

Reglas y Plazos para la Destrucción de Documentos

Los documentos pueden ser destruidos una vez que cumplen con los siguientes requisitos y han alcanzado el plazo de conservación definido en el Catálogo de Disposición Documental:

1. Documentos de Valor Administrativo o de Gestión: Tras cumplir el periodo de conservación establecido, y siempre y cuando se verifique que no tienen valor administrativo, legal o fiscal en curso, pueden ser destruidos. Esto puede realizarse al término del periodo de 1 a 3 años de acuerdo con el tipo de documento.
2. Documentos Contables y Fiscales:
   1. De acuerdo con las disposiciones fiscales en México, documentos contables y fiscales deben ser conservados por un mínimo de 5 años, en línea con el Código Fiscal de la Federación.
   1. Estos documentos solo pueden ser destruidos una vez que el periodo fiscal de 5 años haya concluido y se confirme que no están sujetos a auditorías o requerimientos legales.
3. Documentos de Recursos Humanos:
   1. La Ley del Trabajo sugiere que ciertos documentos relacionados con el personal (por ejemplo, contratos, expedientes) deben ser conservados durante un periodo de 5 años después de la terminación de la relación laboral.
   1. Sin embargo, algunas empresas optan por extender este plazo en caso de posibles litigios laborales.
4. Documentos con Valor Legal o Jurídico:
   1. Documentos sujetos a valor legal o jurídico (como contratos, acuerdos, o registros con implicaciones legales) deben conservarse hasta el final de su vigencia legal y pueden requerir un plazo adicional dependiendo del tipo de contrato o acuerdo.
   1. La destrucción de estos documentos se debe realizar bajo un acto administrativo o mediante un acta de baja documental para garantizar que se cumplen con las obligaciones legales.
5. Documentos Digitales:
   1. Los documentos electrónicos o digitales siguen los mismos criterios de conservación que los documentos físicos. Su destrucción debe realizarse con métodos de eliminación segura, y siempre que hayan cumplido el periodo de conservación establecido en el catálogo.

Consideraciones Adicionales para las Empresas

Las empresas deben asegurarse de que sus políticas de archivo y destrucción de documentos están alineadas con estos plazos y valores. Además, es fundamental contar con un Comité de Administración Documental que valide los procesos de baja documental, asegure el cumplimiento de los tiempos de conservación y destrucción, y mantenga registros adecuados de los documentos eliminados. Este registro es especialmente relevante para cumplir con auditorías y posibles revisiones legales.

En resumen, la Ley General de Archivos establece que los documentos deben cumplir con un ciclo de vida adecuado antes de su destrucción y que esta debe ser supervisada y documentada. Para una empresa, seguir estos lineamientos contribuye a una gestión documental ordenada y segura, evitando riesgos legales y garantizando la protección de información relevante.